AMS og utstyrsadministrasjon
Kostnadsfordeling
Kostnadsfordeling betyr at utstyrskostnadene fordeles på ansatte, team eller avdelinger. Da ser bedriften hva utstyret faktisk koster per enhet.
Kostnadsfordeling handler om å fordele kostnadene for utstyr på den enheten som faktisk bruker det, enten det er en ansatt, et team eller en avdeling. I stedet for at utstyrskostnader ligger som én uoversiktlig pott i regnskapet, rulles månedsleien for hver enhet ut på brukeren. Resultatet er en oversikt som viser hva utstyret koster per ansatt og per avdeling, måned for måned.
God kostnadsfordeling gjør kostnadene synlige og skaper bedre beslutninger. Når hver avdeling ser sin egen utstyrskostnad, blir det lettere å vurdere om antallet enheter er riktig, om utstyret byttes ofte nok, og om kostnadene står i forhold til behovet. Fordelingen gjør det også enkelt å svare på spørsmål fra ledelsen om hva utstyrsflåten faktisk koster.
Mange bedrifter ønsker også å fakturere kostnadene videre, for eksempel til prosjekter eller kunder. Da er en pålitelig kostnadsfordeling en forutsetning. Automatisk fordeling basert på tildeling av utstyr sparer administrasjonstid sammenlignet med manuelle oppsett i regneark, og gir færre feil.
Eksempel
En bedrift vil vite hva IT-utstyret koster per avdeling. AMS-løsningen fordeler månedsleien for hver tildelt enhet automatisk, og viser at salgsavdelingen bruker 45 000 kroner i måneden på utstyr, mens økonomi bruker 12 000 kroner.